اهمیت سیستم سازمانی
اهمیت سیستم سازمانی
سیستم‌ها به فرآیندهای تجاری و رویه‌های عملیاتی (SOP) به کار گرفته شده برای انجام فعالیت‌های معمول یک سازمان اشاره دارند.
به عبارتی بسیار ساده، سیستم به مجموعه فعالیت‌ها و روندهای روزانه‌ای گفته می‌شود که کارکنان از آن‌ها برای انجام مسئولیت‌هایشان استفاده می‌کنند.
سیستم‌ها تأثیر مستقیمی بر بهره‌وری و روند تصمیم‌گیری در سازمان دارند.
با توجه به اهمیت این عنصر در رشد و موفقیت یک کسب و کار امروز به بررسی سیستم سازمانی و نقش آن در یک سازمان می‌پردازیم.
اهمیت سیستم سازمانی
نگاهی به سیستم و کاربرد آن
همچون استراتژی (Strategy) و ساختار (Structure)، سیستم هم یکی از عناصر سخت در مدل هفت S مکنزی به شمار می‌رود که توسط مدیریت تعیین شده و تغییر می‌یابد.
کلمه‌ی سیستم از واژه‌ی یونانی System به معنی رابطه‌ی سازمان یافته بین واحدها یا اجزای عملکردی گرفته شده است.
هدف از طراحی سیستم دستیابی به یک یا چند هدف است.
همه‌ی ما هر روزه با سیستم‌ها مختلفی سر و کار داریم؛ سیستم حمل و نقل، سیستم کامپیوتری، سیستم تلفن و … . برای مثال هدف از طراحی سیستم حمل و نقل جا به جایی از یک مکان (مبدأ) به مکان دیگری (مقصد) است و اگر این سیستم به درستی طراحی نشده باشد یا دچار مشکل و اختلال شود، به مقصد نخواهید رسید.
کاربرد سیستم در سازمان‌ها هم همینگونه است.
طراحی سیستم‌ها به منظور ماندن در مسیر و رسیدن به هدف است.
پس اگر سیستم سازمانی شما به خوبی طراحی نشود یا مشکلی در سیستم وجود داشته باشد، سازمان به اهداف خود نخواهد رسید.
اهمیت سیستم سازمانی
عملکرد سیستم در سازمان‌ها چگونه است؟
هر سازمانی متشکل از یک سیستم کلی و زیر سیستم‌های مختلفی مانند تولید، فروش و … است.
هیچ یک از این زیر سیستم‌ها یا سیستم‌های فرعی به تنهایی به عنوان یک واحد مستقل کاربرد چندانی ندارند اما زمانی که به درستی هماهنگ شوند، می‌توانند عملکرد مؤثر و سودآوری داشته باشند.
در واقع هر یک از این زیر سیستم‌ها اهداف خاص خود را دارند اما این بخش‌ها باید در کنار هم و با هم به طور هماهنگ کار کنند تا بتوانند به اهداف فردی خود و اهداف مشترک سیستم دست یابند.
هر سیستمی در سازمان می‌تواند بخشی از یک سیستم بزرگتر باشد یا در عین حال ممکن است سیستم‌های فرعی خود را داشته باشد.
سیستم‌ها دارای ورودی، فرآیندها، خروجی‌ها و نتایجی و بازخوردهای مداوم در میان این بخش‌ها هستند.
اگر بخشی از سیستم حذف شود، ماهیت سیستم تغییر می کند.
باید توجه داشت که اثر سیستم در هماهنگی آن با دیگر عناصر سازمانی یعنی ساختار، استراتژی، ارزش‌های مشترک، سبک و کارکنان مشخص می‌شود و سیستمی می‌تواند برای سازمان شما مؤثر واقع شود که با این عناصر در یک راستا باشد.
اهمیت سیستم سازمانی
۶ فایده داشتن سیستم سازمانی مؤثر
در صورتی که سیستم مناسبی را برای سازمان و کسب و کار خود اتخاذ کنید، مزیت‌های زیادی را برای سازمان، کارکنان و مشتریان خود فراهم می‌کنید. از جمله این مزیت‌ها می‌توان به ۶ مورد زیر اشاره کرد:
کارمندها درک درستی از انتظارات سازمان خواهند داشت
در صورتی که سیستمی کارآمد داشته باشید، کارکنان به درک بهتری از انتظارات سازمان دست خواهند یافت و در نتیجه عملکرد بهتری خواهند داشت.
کارایی بخش‌های مختلف را افزایش می‌دهد
سیستم‌ها مسئول تعیین، مدیریت و نظارت بر فعالیت‌های روتین و روزانه هستند. در نتیجه وظایف از پیش تعریف شده و به صورت خودکار انجام می‌شود، به این شکل کارایی افزایش می‌یابد و از اتلاف وقت، هزینه و انرژی نیروی کار جلوگیری می‌شود.
فرآیندها ساده می‌شود
ساده‌سازی فرآیندهای کسب و کار موجب می‌شود تا استفاده‌ی بهینه‌ای از منابع داشته باشید و از افراط و زیاده‌روی جلوگیری کنید. به این شکل می‌توانید حاشیه سود خود را به حداکثر برسانید.
امکان نظارت بر کسب و کارتان را دارید
به کمک سیستمی کارآمد می‌توانید بر تمام جنبه‌های کسب و کار خود نظارت و کنترل داشته باشید.
اهمیت سیستم سازمانی
می‌توانید به ثبات نسبی برسید
کسب و کارها می‌توانند با داشتن سیستمی مؤثر به نتایج ثابتی دست یابند که تضمین می‌کند کارمندان هر بار وظایف را به طور یکسان انجام می‌دهند. این کار بهره‌وری را افزایش می‌دهد و به شما امکان می‌دهد در عین کسب درآمد بیشتر به مشتریان خدمات ارائه دهید.
رشد کسب و کار را آسان می‌شود
پیاده‌سازی سیستمی مناسب و مؤثر باعث رشد کسب و کار شما می‌شود. چنین سیستمی به شما این امکان را می‌دهد که به طور فعال مسائل مربوط به رشد شرکت را با خودکار کردن وظایف خاص حل کنید.
بررسی سیستم سازمانی به کمک ۷S مکنزی
برای بررسی سیستم سازمان خود و آگاهی از اینکه آیا این سیستم برای سازمان شما مؤثر است، آیا نیاز به تغییر در این سیستم دارید یا اینکه این سیستم با دیگر عناصر هفت S مکنزی هماهنگ است، می‌توانید از سؤالات زیر کمک بگیرید:
- مهمترین فرآیندهای مدیریتی که مدیریت ارشد برای اداره سازمان استفاده می کند چیست؟
- بارزترین ویژگی‌های این فرآیندها چیست؟
- چه کارکردهای مدیریتی در اجرای این فرآیندها بیشتر و کمترین تأکید را دارند و این کارکردها چه روندهایی دارند؟
- مهمترین سیستم‌های اطلاعاتی در شرکت کدامند؟ چه متغیرهایی با دقت بیشتری نظارت و کنترل می‌شوند؟
مقاله ای که خواندید تنها بخشی از مدل ۷s مکنزی بود.
جهت آشنایی با مدل ۷s مکنزی اینجا کلیک کنید.
دیدگاهتان را بنویسید