یادگیری تیمی

یادگیری تیمی را چطور گسترش دهیم؟

چگونه از تکرارخطاها درکسب وکارجلوگیری کنیم؟
تیم های حل مساله، چه وظیفه ای دارند؟
افراد تازه وارد سازمان چگونه متصدی امور قبلی می شوند ؟

همیشه باشکایت مدیرانی روبرو هستم که بخشی ازفرایند سازمان، نظیر فروش، تولید ویا امورمالی کسب و کار خود را به یک فردباتجربه سپرده اندونگران وابستگی سازمان به آن فردهستند. تجمع اطلاعات وتجربه های سازمان در یک فرد یا واحد سازمان مشکلی است که درفقدان یادگیری سازمان به وجود می اید . باید بدانیم، افرادی که در شناسایی و حل مساله های کسب و کار حضور دارند فقط مساله ها را حل نمی کنند، بلکه ان ها نحوه حل کردن مساله ها را در کنار یکدیگر نیز می اموزند . با این ترتیب هرمساله ای که درسازمان حل می شود، به دنبال خود دانشی را در سازمان تولیدمی کند. این دانش باید درسازمان توزیع گردد تا مساله مجددا تکرار نگردد. به چرخه تولید، توزیع وبازتولید دانش سازمان ، یادگیری تیمی گفته می شود .

توزیع شایستگی ها

یادگیری تیمی، عنصراساسی چهارم از مدل سازمان یادگیرنده است. برای برخورداری از چابکی و یک پارچگی سازمان های یادگیرنده، دارابودن قابلیت شخصی افراد به تنهایی کفایت نمی کند بلکه بایدشایستگی هانیز درسازمان توزیع گردد که این کار با روش های متنوعی انجام می گیرد.

مستندسازی

مستندسازی اولین گام یادگیری تیمی است. در این فرایند همه اتفافات و واقدامات کسب و کار ثبت میگرددتا مجددا قابل دسترسی و بررسی باشند . نرم افزارها و دوربین ها از جمله ابزارهای ضروری کسب و کار در فرایندمستندسازی هستند. این مستندات توسط گزارش های تحلیلی به تولیددانش سازمانی می انجامند و مبنای تصمیم گیری های سازمان قرارمی گیرند .

بلوغ سازمانی

به میزانی که مدیران کسب وکار، تصمیم گیری هایشان را برمبنای گزارشات و مستندات سازمان شکل بدهند، سازمان بالغ تر می شود . بعبارت دیگر، بلوغ سازمانی زمانی در یک کسب وکاربالاتر می رود که مدیران بجای تصمیمات شمی و حسی، براساس اطلاعات مستند کسب وکار تصمیم گیری نمایند. بلوغ سازمان و بلوغ انسان ازجهاتی به هم شبیه هستند. نوزاد برای ادامه حیات خود نیازمند مراقبت بزرگ تر هامی باشد و به مرور زمان که بزرگ تر می شود و اطلاعات بیشتری نسبت به محیط خود پیدامی کند، از وابستگی به دیگران رها شده و به اصطلاح بالغ می شود . سازمان ها نیز از سطوح بلوغ متنوعی برخوردارند و چنانچه درسطوح بلوغ بالاتر بروند، شناخت بیشتری از محیط کسب و کار پیدامی کنند وبرای بقا و توسعه خودشان بهتر می توانند تصمیم بگیرند .

برگزاری جلسات انتقال تجربه

در جلسات انتقال تجربه، مستندات، گزارشات از مساله ای که درسازمان وجود داشته وتصمیات و بازخوردهایی که از راه حل ها بوجود آمده ، ارائه می گردد. برگزاری این جلسات بخشی از مسیر توزیع دانش سازمانی بین اعضای آن است . حضورفعال افراد مرتبط با موضوع مساله، که از واحدهای مختلف سازمان دور هم جمع می شوند و اطلاعات و نظراتشان را باهم به اشتراک می گذارند، ازضرورت های یادگیری تیمی محسوب می گردد .

پایش واصلاح فرایندها و رویه ها

قوانین و رویه های سازمان درواقع محافظ خط قرمزها و بهره وری سازمان محسوب می گردند. بنابراین در تهیه آن ها لازم است از دانش سازمانی که حاصل تجربه ها و مساله های آن است، استفاده شود. به عنوان مثال واحدفروش برخی سازمان ها، بهترین دیالوگ های تجربه شده با مشتری را در غالب اسکریپت فروش تهیه و در اختیار همه فروشنده ها قرارمی دهند . بااین ترتیب فروشندگان تازه کاراز تجربه های آموخته شده فروشندگان دیگربرخوردار می شوندو فرصت دارند با خلاقیت های خود به آن نیز بیافزایند .

آب حیات کسب و کار چیست؟

همچنان که حیات جانداران به جریان آب در درون آن ها منوط است وهرعضوجاندار که به آن آب نرسد خشک شده و از سیستم جدا می شود، در کسب و کارها این نقش حیاتی از طریق جریان اطلاعات میسر می گردد . همه اجزای سازمان باید از اطلاعات مرتبط با خود باخبرباشندواطلاعات بخش خود را در اختیار سازمان قراردهند تا به نحو مدیریت شده انتقال یابد. قطع جریان اطلاعات، بقای کسب و کاررا تهدیدمی کند .

ساختار سازمان

نمودار سازمان که خروجی فرایند سازماندهی کسب وکار می باشد ، مسیر جریان اطلاعات و گزارشات را در سازمان مشخص می نماید. براساس نمودار سازمان سطح دسترسی هرواحد به اطلاعات مورد نیاز تعیین می گردد تا براساس آن هر کسی پاسخگوی وظایف و اهداف بخش خود باشد . ساختار سازمان اگربه درستی طراحی گردد، از تجمیع اطلاعات در یک فرد یا واحد کسب و کار نیز میتواند جلوگیر نماید.

مدل های حل مساله

یکی از ملاک های تمایز سازمان های بالغ از دیگران، روشی است که در حل مساله ها بکار می برند . ادبیات مشترک، نحوه فکرکردن و مشارکت اعضای سازمان بایکدیگر در حل مساله ها ، معمولا با انتخاب مدل حل مساله و روش مناسب میسر می شود ، تاجایی که درسازمان های پیشرفته دنیا، یک مدیر میانی در ساختارپیش بینی شده که وظیفه او شناسایی و حل کردن مساله های سازمان و ایجادمستندات و آموزش های مرتبط با ان است .

مدل های حل مساله ، امکان گفتگوی اعضای تیم را درجهت رسیدن به ریشه های مساله و پیداکردن بهترین راه حل ، میسر می نمایند . لذا آموزش کارکنان استراتژیک وکلیدی سازمان درمهارت های حل مساله از اقدامات ضروری دست یابی به بلوغ سازمانی و ایجاد تیم یادگیرنده است . دردوره حل مساله ، فراگیران با مدل ها و روش های حل مساله آشنا می شوند تا بتوانند اعضای موثرتری برای شناسایی وحل مساله های کسب و کار یا تیم باشند .

رهبری تیم

تیم های یادگیرنده برای تداوم گفتگوی موثر و یادگیری در کناریکدیگر، نیازمند تسهیل گر هستند. وظیفه اصلی تسهیل گر ، حفظ گفتگو در مسیر پیشرفت است . او برای این کار، گاهی ازعواطف و هیجانات تیم مراقبت می کند ، گاهی باارائه جمع بندی وخلاصه گفتگو ذهن ها را به هم نزدیک ترمی کند ، از به حاشیه رفتن جلسات جلوگیری می کند، در صورت خستگی جمع موقتا ختم جلسه را اعلام می کند ، از بن بست رسیدن وموضع گیری های مجادله ای و پرخاشگرانه پیشگیری می نماید واطمینان حاصل می کند که اعضای تیم همه توان خود را در گوش دادن و فهیمیدن یکدیگر به کار می گیرند . هر سازمان یا تیمی ، به یک تسهیل گر در جلسات کاری نظیر هیات مدیره ، فروش و هرجا که مساله ای هست و گفتگویی در می گیرد، نیازدارد.